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Comment les DSI peuvent aider les collaborateurs pendant la pandémie de COVID-19 ?

Chris Conry, Directeur du Système d’Information chez Fuze

 

 

En l’espace d’une semaine, les entreprises ont opéré une évolution spectaculaire en réponse à la pandémie de COVID-19. C’est désormais à juste titre que les entreprises du monde entier demandent à leurs collaborateurs de travailler depuis chez eux pour les semaines à venir.

 

Comme la plupart d’entre vous je suppose, la technologie est devenue un prolongement naturel et permanent de moi-même. Désormais, être « déconnecté » n’est plus du tout à l'ordre du jour. L’heure de la journée, le mode de déplacement, la région, la disponibilité des équipements personnels, tous ces facteurs pouvaient auparavant servir à limiter l’accès ou à entraver la connectivité. Aujourd’hui, la technologie sert plus que jamais de force vitale pour optimiser les interactions avec mes collègues, mes partenaires commerciaux, les membres de ma famille et mes amis.

 

Chez Fuze, nous comprenons parfaitement tout cela, au point que nous nous donnons pour mission de créer des logiciels qui permettent aux personnes d’interagir sans restriction et d’instaurer une véritable culture d’entreprise qui favorise le travail depuis n’importe où.

 

C’est peut-être une première pour certains confrères DSI qui doivent gérer à la fois leurs équipes et tous leurs collaborateurs qui travaillent à distance, et je comprends que ces circonstances inédites et complexes puissent être source d'incertitude. Fruit d’une enquête réalisée auprès de 100 responsables informatiques, le «  Livre blanc d’une minute » de Pulse Q&A fait le point sur la manière dont d’autres responsables informatiques réagissent à la pandémie de coronavirus. 57 % seulement croient que leurs infrastructures technologiques sont compatibles avec un scénario de travail 100 % à la maison.

 

L’enquête souligne de même l’évolution rapide de la situation. Fin mars 2020, 18 % des responsables informatiques estimaient que plus des trois quarts de leurs effectifs travailleraient à distance. Ils étaient par ailleurs 33 % à déclarer que plus de la moitié de leurs collaborateurs télétravailleraient d’ici fin mars.

 

Si vous êtes un DSI en mode télétravail qui gérez une équipe à distance ou qui préparez votre entreprise à un télétravail à temps complet, ces quelques conseils pourraient s’avérer utiles :

 

1) Aidez vos collaborateurs à avoir une bonne connexion réseau.

 

Créer un espace de télétravail impose de vérifier que la connexion réseau disponible est puissante et fiable. En tant que responsables informatiques, nous devons en ce moment faire preuve de bienveillance et de patience à l’égard de nos collaborateurs confrontés à des problèmes de connectivité et nous efforcer de les aider à résoudre leurs différents problèmes. L’augmentation exceptionnelle du volume de trafic que connaissent les services résidentiels est une source potentielle de perturbations dues à la surcharge de l’infrastructure des opérateurs.

 

Une connexion filaire reste la meilleure solution pour éviter que l’instabilité de la connexion ne perturbe votre journée de travail et pour que la qualité audio ou vidéo des communications en ligne ne soit pas trop mauvaise. Pour optimiser le wifi, relisez les recommandations de PCMag ou de Lifehacker. Il est fort probable que la plupart des collaborateurs utiliseront plus de connexions VPN que jamais ou pour accéder, pour la première fois, de manière sécurisée à vos systèmes d’entreprise. Faites le point sur la configuration, la redondance et les licences de votre serveur VPN afin de pouvoir absorber cette demande accrue.

 

2) Fournissez la bonne technologie à vos collaborateurs.

 

Si vos collaborateurs ont quitté leur bureau et ne peuvent pas venir récupérer les périphériques dont ils ont besoin (casque, clavier, souris, etc.), réfléchissez si et dans quelle mesure vous pouvez faciliter l’accès à ces outils dans leur nouvelle réalité. Recherchez avec vos équipes Juridique et Ressources humaines la meilleure solution pour que vos effectifs puissent disposer de la technologie nécessaire pour rendre leur espace de télétravail le plus productif possible.

 

3) Comptez sur les outils de communication pour renforcer la transparence et la disponibilité.

 

La communication et la collaboration au sein d’une équipe sont fondamentales en une période comme celle-ci. Ici, nous sommes ravis de pouvoir utiliser Fuze toute la journée pour tchater, participer à des réunions et passer et recevoir des appels. Je recommande vivement aux directeurs et autres responsables d'utiliser des solutions de communication telles que Fuze ou Slack et notamment de mettre à profit la fonction de présence (Disponible, Occupé(e), En réunion, Parti(e),...) disponible dans ces applis pour signaler les moments où ils sont libres pour discuter, prendre un appel ou participer à une réunion. Les discussions (ou chats) en équipe ou en groupe sont aussi un excellent moyen pour les membres d’une équipe de rester informés sur les projets en cours et de collaborer entre sous-groupes tout au long de la journée de travail. Les responsables doivent participer activement à ces discussions. Ces petits gestes peuvent favoriser une plus grande transparence et aider à instaurer une culture d’entreprise à distance.

 

4) Saisissez l’occasion pour sensibiliser vos collaborateurs aux cybermenaces.

 

Comme les DSI le constatent malheureusement trop souvent, les individus malveillants adorent sévir en période de troubles socio-économiques, d’incertitude et d’angoisse du public et de crise. La période critique que nous traversons aujourd’hui est l’occasion de rappeler à vos collaborateurs qu’ils doivent redoubler de vigilance par rapport aux risques d’arnaque en tout genre et aux cybermenaces visant à compromettre des informations personnelles et appartenant à l'entreprise. Conseillez vos collaborateurs sur les points qui doivent les alerter et sur la manière dont ils doivent signaler les incidents ou les problèmes qu’ils rencontrent dans leur espace de télétravail.

 

Nous pouvons tous nous en sortir par ces temps sans précédent en nous aidant les uns les autres et, en tant que responsables, en comprenant et en optimisant les environnements à distance de nos collaborateurs. Pour ce faire, veillons à ce qu’ils disposent de la bonne technologie pour travailler dans des conditions optimales.

 

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques de télétravail, consultez le « Guide ultime du travail à distance ».