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Réunion téléphonique : 5 conseils pour bien les organiser

20/10/2021 par Fuze

De plus en plus de personnes travaillent à distance, il ne reste pas moins primordial de garder contact avec ses collègues. Que ce soit du télétravail, des missions freelances ou des déplacements professionnels, il est important pour une équipe de pouvoir faire des réunions téléphoniques malgré l’éloignement.

5 conseils pour bien organiser vos réunions téléphoniques

Les réunions téléphoniques permettent de réunir de façon virtuelle une équipe éparpillée dans le monde. 

Une réunion à distance permet d’économiser du temps, des déplacements et donc de l’argent. Bien organisée, elle peut également devenir plus productive. Mais comment réussir à organiser une réunion téléphonique ? 


Voici 5 conseils pour vous aider !

 

1. Sélectionner le bon outil

Choisissez le meilleur outil en fonction de votre réunion. Pour cela, demandez-vous combien de participants seront présents pour cette réunion ? Combien de temps devrait-elle durée, quel est l’objectif ? Vous pourrez ainsi sélectionner l’une de ces deux options : l’appel de groupe ou la visioconférence. 

 

L’appel de groupe est simple à réaliser et ne nécessite pas de matériel particulier puisqu’un smartphone suffit. Que ce soit un appel audio ou vidéo, le mieux c’est de ne pas être trop nombreux pour éviter la confusion. Selon la qualité de la connexion Internet, l’option vidéo peut être à éviter. 

 

La visioconférence est un dispositif qui permet de voir et dialoguer avec son interlocuteur à travers un moyen numérique. C’est une communication hautement qualitative et sécurisée pour les entreprises qui permet une connexion multipoint pouvant gérer deux écrans. Le gros plus, c’est qu’il est possible de faire des partages d’écrans. 

 

2. Déterminer l’ordre du jour et énumérer les points importants

Pour une conférence téléphonique efficace, il faut commencer par fixer l’objectif de la réunion et les points qui seront abordés quelques jours à l’avance. 

Toutes les réunions fonctionnent mieux lorsqu’elles sont courtes, pour que tout le monde reste concentré pendant toute la durée de celle-ci. C’est encore plus le cas pour les réunions virtuelles. Déterminer à l’avance l’objectif précis de cette réunion vous permettra ne de pas perdre de temps ni le fil du sujet.

Envoyez l’ordre du jour et les points qui seront abordés à chaque participant, ainsi, ils pourront se préparer de leur côté pour cette réunion.

 

3. Choisir et inviter les participants

Attention, ce n’est pas parce que la réunion est à distance, qu’il faut que tout le monde y participe. Ne choisissez que les personnes concernées par le sujet du jour. Une réunion où il y a trop de participants peut devenir difficile à suivre et il sera plus compliqué de s’en tenir à l’objectif initial.

Pour que chacun ait le temps de se préparer de son côté, pensez à envoyer une invitation à tous les participants à l’avance.

 

4. Définir le rôle de chaque participant

Pour qu’une réunion téléphonique se déroule de façon fluide et sans accroc, il est important que chaque participant sache le rôle qu’il a à jouer et ses missions durant celle-ci. 
Qui doit parler, à quel moment ? Qui est l’animateur de la conférence, qui prend des notes ? Chacun doit être organisé en fonction de son rôle avant, pendant et après la réunion.

 

5. Partager un compte rendu de la réunion

Il est important de synthétiser les différents points abordés et les décisions prises pendant la réunion dans un compte rendu. Cela permet de s’assurer que tout le monde termine sur la même longueur d’onde et que chacun sait ce qu’il a à faire pour la suite. Un compte rendu doit être partagé à chaque participant, voire aux autres personnes qui pourraient être concernées, dans les 3 jours qui suivent la réunion afin que tout le monde ait encore les idées assez claires.
 

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