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Conférence téléphonique : comment se préparer et l'animer ?

06/10/2021 par Fuze

De plus en plus d’entreprises instaurent les conférences téléphoniques pour remplacer les réunions en présentielle. Ces techniques, désormais très au point, sont accessibles pour tous à des frais très abordables. 

 

Grace à ces technologies, les entreprises font de précieuses économies de temps et d’argent. Mais ces réunions à distance demandent une organisation. La clé pour rendre ces conférences téléphoniques efficaces, c’est de savoir les préparer afin de les animer au mieux. 
 

Comment préparer et animer une conférence téléphonique professionnelle ?

Le tout pour une réunion de travail à distance, que ce soit une visioconférence ou une conférence téléphonique, c’est d’être bien préparé, afin de les rendre prolifiques. Que ce soit du télétravail ou pour inclure des collaborateurs nomades, une conférence téléphonique doit respecter quelques règles afin d’anticiper les éventuelles difficultés qu’une réunion virtuelle peut engendrer.

 

Voici quelques astuces pour préparer et animer une conférence téléphonique professionnelle :

  • Envoyer un ordre du jour
  • Privilégier les conférences courtes
  • Rester courtois
  • Définir un “animateur” pour la conférence
  • Conclure par un compte-rendu.

 

Envoyer un ordre du jour

Pour une conférence téléphonique réussie, la clé, c’est la préparation. Comme pour une réunion en présentielle, il faut rassembler en amont les informations nécessaires et prévoir de quoi prendre des notes. Envoyer un ordre du jour détaillé permet aux futurs participants de se préparer dans les meilleures conditions et d’élaborer leur plan de parole et leurs questions.

 

Afin que la réunion ait un réel intérêt et qu’elle soit productive, il faut définir son sujet afin qu’elle ne parte pas dans tous les sens. Il n’y a rien de pire qu’une réunion qui dure des heures, sans que personne n’en comprenne réellement la teneur. 
 

Privilégier les conférences courtes

Une réunion téléphonique se doit d’être efficace pour être utile. Pour cela, il faut qu’elle soit ciblée et rapide. Une réunion de 15 à 45 minutes sera beaucoup plus stimulante pour les participants qui pourront ainsi rester concentrés. 
 

Rester courtois

Avant de commencer une réunion téléphonique, il faut s’assurer que tous les participants soient présents, cela permettra d’optimiser votre temps et de ne pas répéter plusieurs fois la même chose. Il est également important de présenter les participants afin que tout le monde sache à qui ils s’adressent.
Ce n’est pas parce qu’une conférence ne se passe pas en présentielle qu’il faut pour autant oublier les règles essentielles de courtoisies. Il est important d’être dans de bonnes dispositions, c’est-à-dire d’être disponible à l’heure demandée, de couper son portable, d’être dans un endroit où vous ne serez pas dérangé et d’être concentré.


Plus que jamais il est aussi essentiel de respecter le temps de parole de chacun et de ne pas se lancer dans de longs monologues qui pourraient endormir l’audience ou de ne pas avoir des discussions qui ne concernent pas l’ensemble des participants.
 

Définir un “animateur” pour la conférence

Pour une réunion téléphonique de travail, il faut qu’elle soit stimulante du début à la fin. Pour cela et afin d’éviter les flottements, les discussions simultanées ou les déviations de sujet, il est important de désigner à l’avance un animateur de réunion. C’est-à-dire quelqu’un qui saura gérer les temps de parole, définir un ordre de passage et faire circuler les discussions de manière efficace.
 

Conclure par un compte rendu

Comme lors d’une réunion classique, il est nécessaire de conclure par un compte rendu. Mettre à l’écrit la conclusion d’une conférence téléphonique permet de la partager avec les participants et les éventuels absents, cela évitera les malentendus et permettra à tout le monde de repartir sur les mêmes bases. Vous pourrez ainsi répartir les tâches et les participants, comme les absents, sauront ce qu’ils ont à faire et pourront se lancer de leur côté.
 

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