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Passer des appels professionnels depuis la maison : les bonnes pratiques pour le softphone

 

Chris Conry

 

Pour nombre d'entre nous, le téléphone de bureau fait partie intégrante de la journée de travail, que ce soit pour rejoindre des réunions, répondre à des appels ou encore contacter des clients et des partenaires. Mais si vos collaborateurs ne peuvent pas se rendre sur leur lieu de travail, comment pourront-ils utiliser leur téléphone professionnel ?

 

La pandémie actuelle de COVID-19 a mis en lumière une faille au sein des plans de continuité de l'activité de nombreuses entreprises en laissant les responsables informatiques désemparés quant à la manière d'équiper leurs collaborateurs en ressources de téléphonie. La suite de cet article ainsi que les bonnes pratiques recommandées s'appliquent à n'importe quelle crise locale ou d'envergure mondiale, qu'il s'agisse d'un incendie, d'un événement météorologique extrême, d'une grève des transports ou de l'émergence d'un virus pouvant empêcher de travailler normalement depuis un bureau traditionnel.

 

Transformez votre ordinateur portable en softphone. Lorsque vos équipes ne peuvent avoir accès à leur téléphone de bureau, utiliser un ordinateur portable comme un softphone est une alternative crédible. En effet, un softphone permet de passer et de recevoir des appels où que vous soyez du moment qu'une connexion Internet est disponible. Tout comme le poste téléphonique installé sur votre bureau, le softphone offre des fonctionnalités telles que la messagerie vocale, le transfert d'appel, l'identification de l'appelant, le renvoi d'appel, les conférences audio, etc. Lorsqu'il est nécessaire de rendre des collaborateurs distants rapidement opérationnels, le softphone est une solution plus simple pour les responsables informatiques qui peuvent le déployer et le gérer plus rapidement qu'un combiné physique. En distribuant tout simplement une application logicielle ou en la proposant en téléchargement, vos collaborateurs peuvent accéder instantanément à leur ligne téléphonique professionnelle.

 

Vérifiez votre connexion Internet. Plus la connexion Internet sera puissante, meilleure sera l'utilisation du softphone. Dans la mesure du possible, nous recommandons d'utiliser une connexion filaire pour réduire au maximum les problèmes de qualité audio. Si vous utilisez une connexion wifi, lisez les recommandations de PCMag ou Lifehacker sur la façon d'optimiser votre signal.

 

Utilisez les périphériques appropriés. La qualité des casques et des écouteurs varie grandement. Disposer d’un bon casque ou de bons écouteurs peut améliorer sensiblement l'utilisation d'un softphone. Les casques qui garantissent une bonne écoute musicale n'offrent pas la même qualité pour les appels téléphoniques. Nous avons récemment publié une liste de casques et d'écouteurs préconisés pour le télétravail.

 

Libérez votre équipe. Nous savons combien il est difficile de changer ses habitudes, plus particulièrement lorsqu'il s'agit de délaisser un outil aussi familier que le téléphone de bureau. C'est pourquoi notre équipe de formateurs a conçu de petites vidéos qui aideront votre équipe à maîtriser rapidement l'utilisation d'un softphone et à profiter des mêmes fonctionnalités majeures que celles qu’offre votre téléphone de bureau.

 

S’intéresser aux alternatives. Si pour une quelconque raison vous ne pouvez pas utiliser votre ordinateur portable comme un softphone, il existe d'autres solutions.

  • L'appli Fuze Mobile offre la même expérience riche à nos clients que l'appli Fuze Desktop, mais depuis leur équipement mobile. Fuze Mobile apporte la puissance et la souplesse de votre téléphone de bureau sur votre mobile iPhone ou Android pour passer et recevoir des appels depuis votre ligne professionnelle, participer à des réunions et envoyer des messages.
  • Les clients Fuze peuvent aussi utiliser l'application Fuze Web pour passer et recevoir des appels, et ce sans aucun téléchargement. Il suffit d'entrer vos identifiants Fuze et vous êtes prêts. Pour obtenir de l'aide sur l'utilisation de Fuze Web, rendez-vous sur notre Centre d'aide.
  • Également, les clients Fuze peuvent s'organiser pour emporter chez eux leur téléphone de bureau physique. Reportez-vous aux bonnes pratiques publiées sur le Centre d'aide Fuze pour configurer votre téléphone de bureau à la maison. Vous devez cependant vérifier la configuration de votre réseau domestique avant d'utiliser votre téléphone de bureau Fuze depuis chez vous.

 

Autre point à ne pas négliger. Pour les appels d'urgence, nous vous recommandons vivement d'utiliser une méthode d'appel non associée à Fuze, à savoir un téléphone cellulaire, de bureau ou personnel plutôt que Fuze Desktop ou Fuze Web. En effet, si vous passez un appel d'urgence depuis Fuze, c'est l'adresse du profil de l'utilisateur Fuze qui risque d'être identifiée.