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Dynamisez vos réunions grâce à la visioconférence

Les réunions sont destinées à renforcer la productivité sur le lieu de travail. Mais l'efficacité qui permet de réunir des collaborateurs pour partager des idées, débattre de problèmes, surmonter les obstacles et produire des résultats n'est pas souvent au rendez-vous.... et la plupart des réunions sont souvent une perte de temps. Il s'agit malheureusement de la triste réalité de l'efficacité des réunions.

  • Chaque année, plus de 37 milliards de dollars sont consacrés à des réunions non productives
  • 25 millions de réunions ont lieu chaque jour aux États-Unis
  • 15 % du temps collectif d'une entreprise est consacré aux réunions
  • 67 % des réunions sont un échec
  • heures par semaine sont consacrées à faire le point sur les réunions

La visioconférence permet de résoudre vos problèmes de réunion

Au-delà de la composante humaine, les réunions ne sont ni efficaces ni productives pour des raisons logistiques. Vous êtes d'ailleurs probablement confrontés à certains de ces problèmes, à savoir :

  • La difficulté de pouvoir réunir les participants à distance, les collègues, les fournisseurs et les clients
  • La gestion des différents fuseaux horaires
  • Le temps et le coût liés aux déplacements
  • L'absence de solutions de réunion en ligne à la fois pratiques et faciles à déployer

L’environnement de travail d’aujourd’hui se caractérise par des changements constants et une grande variabilité.

Même s'il s'agit d'une époque passionnante pour les innovateurs et les collaborateurs en quête de résultats, tous ces changements et cette variabilité impactent négativement votre capacité à vous exécuter et à communiquer avec vos équipes ainsi que vos clients et fournisseurs.

Les solutions des fournisseurs de logiciels de visioconférence qui proposent des produits de grande qualité et fiables ainsi qu'un excellent service client aident des entreprises comme la vôtre à être aussi performantes que possible.

Comment la visioconférence aide-t-elle des entreprises comme la vôtre ?

Le côté positif de cette évolution rapide et de cette variabilité est qu’il existe des fournisseurs technologiques comme Fuze pour améliorer en permanence la visioconférence sur le lieu de travail.

Il est désormais plus facile de se connecter visuellement et de partager des informations avec des personnes se trouvant à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise ou quelque part sur la planète grâce à des logiciels de visioconférence faciles à utiliser et qui fonctionnent de manière fiable avec différents équipements et salles de réunion.

Comment la visioconférence dynamise-t-elle vos réunions ?

Les toutes dernières versions des logiciels de visioconférence résolvent de nombreux problèmes auxquels des travailleurs du savoir comme vous sont confrontés.

Grâce à la visioconférence vous :

Économisez de l'argent

Lorsque vous travaillez à l'international, le coût des voyages n'est pas anodin. La visioconférence supprime les coûts du transport aérien, des hôtels, des repas et autres dépenses associées tout en fournissant un format qui renforce les relations et qui permet aux participants de faire l'expérience de la communication non verbale tout en favorisant l'engagement des collaborateurs (après tout, ils sont devant une caméra !).

Outre les frais de voyage, la visioconférence réduit aussi les coûts en tirant au maximum parti des personnes et des ressources présentes sur les différents sites, que ce soit en enregistrant une formation interactive qui pourra être réutilisée ou en fournissant une expertise qui peut éviter de commettre des erreurs pouvant être coûteuses, notamment au niveau de la conception et de la fabrication des produits.

L'un des avantages des nouveaux services Cloud est l'aspect désormais financièrement abordable d'une visioconférence de grande qualité et qui exige moins de ressources informatiques pour les opérations de configuration et d'administration, le tout avec un faible investissement en capital.

Aidez l'environnement

L'un des atouts pas toujours pris en compte de la visioconférence est de faire gagner du temps, d’économiser de l'argent et de renforcer la productivité et les relations tout en épargnant l'environnement. En effet, chaque fois que vous ne prenez pas la voiture ou que vous ne sautez pas dans un avion pour des raisons professionnelles, vous réduisez votre empreinte carbone personnelle.

La visioconférence est à la fois un outil formidable qui vous permet de mieux apprécier votre travail en étant mieux connecté(e) à vos collègues et en renforçant votre productivité. C’est aussi une source d'avantages inattendus tels que la protection des réserves naturelles de notre planète.

Il existe beaucoup de formules de visioconférence, ce qui nous amène à la question très importante de savoir comment choisir le meilleur logiciel de visioconférence qui répondra à vos besoins et à ceux de votre entreprise.

Gagnez du temps

Ce n'est pas seulement une question de coût du transport, mais aussi une question de temps. La visioconférence permet aussi de gagner du temps d'autres manières, notamment grâce à des collaborateurs qui travaillent plus efficacement et qui prennent plus vite des décisions importantes.

Réunir des équipes interfonctionnelles pour prendre des décisions peut accélérer le délai de commercialisation de nouveaux produits et services et permettre d'évaluer et de réparer plus vite les équipements sur site.

Créez des expériences clients excellentes

La visioconférence est formidable pour le personnel, mais elle peut aussi s'avérer puissante pour améliorer la satisfaction des clients. En effet, réunir des équipes virtuelles autour d'un problème client permet de trouver une solution plus vite, d'améliorer la fidélité des clients et donc d’éviter qu’ils ne vous quittent. Envisagez aussi des points réguliers avec vos clients via des visioconférences pour renforcer vos relations avec eux.

Les seules limites aux possibilités qu'offre la visioconférence sont celles de votre imagination.

Renforcez la productivité

Comme la visioconférence réunit les personnes là où elle se trouvent, la productivité s'en trouve améliorer.

De plus, la visioconférence aiguise le sens de l'équipe et permet de briser les silos dans lesquels sont enfermés les collaborateurs qui ont l'impression décourageante d'être chacun seul(e) dans leur coin, comme c'est le cas pour de nombreux employés qui travaillent actuellement à distance.

Améliorez les performances

Faire plusieurs choses en même temps a des répercussions certaines sur l'activité économique, un fléau qui coûte 450 milliards de dollars chaque année à l'économie mondiale. La visioconférence permet de réduire ces activités multiples dans un même temps en invitant les collaborateurs à se concentrer sur la discussion en cours.

Des employés plus concentrés et engagés sont le gage d'une productivité accrue et les entreprises pour lesquelles ils travaillent sont plus profitables et connaissent un moindre taux de rotation du personnel.

Embauchez les meilleurs talents

Les logiciels de visioconférence de haute qualité vous permet d'être plus souples en termes d'embauche et de travailler avec les meilleurs talents depuis n'importe où tout en facilitant les initiatives de travail à distance sans pour autant compromettre la qualité.

Les entretiens virtuels par visioconférence vous donnent ainsi qu'aux candidats une plus grande souplesse et permettent de faire participer davantage de personnes situées dans différents endroits à une première sélection pour que vous puissiez prendre des décisions de manière plus rapide et informée.

Améliorez les relations

Dans le monde des affaires, rien n'est plus important que les relations. La visioconférence dynamise les relations avec les partenaires, les collaborateurs, les fournisseurs et bien entendu avec les clients car vous pouvez créer des réunions de grande qualité et motivantes à tout moment et depuis n'importe où.

Six critères pour sélectionner un logiciel de visioconférence

Des décennies durant, la visioconférence a promis de changer votre façon de travailler, mais les technologies étaient à la fois complexes et coûteuses à mettre en place et à utiliser. Elles nécessitaient souvent de disposer d'une salle spécialement dédiée et étaient déconnecté(e) des autres outils que vous utilisiez au quotidien.

Les six points importants à prendre en compte :

 

 

Convergence vers le Cloud de la visioconférence et des conférences Web

On dénonce souvent le fait que de nombreuses applications différentes sont nécessaires pour faire son travail correctement. Les toutes dernières technologies de visioconférence s'appuient sur le Cloud et associent les conférences Web pour fournir un outil souple à leurs utilisateurs. Selon le cabinet de recherche et de conseil en technologies Aragon Research, « Nous assistons à un bouleversement majeur du fait de l'association du Cloud et d'une collaboration en temps réel depuis des équipements mobiles. Ce bouleversement favorise des fournisseurs de plus petite taille et plus souples tels que Fuze et qui sont capables de fournir des fonctionnalités de conférence Web et de visioconférence à partir du Cloud à destination de n'importe quel équipement ou salle de conférence pour un coût bien inférieur à celui d'un système de salle traditionnel. Cette évolution est en concurrence directe avec les modèles de fourniture traditionnels qui sont tributaires d'un équipement spécifique et déployés sur site. » - Aragon Research -

Plus l'informatique dans le Cloud se généralise et plus les entreprises de petite taille peuvent accéder à tout ce que le Cloud est en mesure de leur offrir, plus votre entreprise doit réfléchir à comment rester à la pointe de la technologie pour satisfaire ses employés, renforcer ses flux de travail et développer son chiffre d’affaires.

Sécurité, fiabilité et contrôle pour l'équipe informatique

Même s'il est important de répondre aux besoins des utilisateurs, l'équipe informatique doit cependant disposer d'outils pour dimensionner, administrer et analyser les ressources, ainsi que d'une architecture de service globale et fiable et d'une sécurité adaptée aux exigences de de l'entreprise. Les principaux logiciels de visioconférence satisfont aux besoins de l'équipe informatique et garantissent le chiffrement des informations en transit et au repos.

Des entreprises comme Fuze investissent dans la sécurité en se conformant à des certifications pour l'entreprise telles que SOC-II, FIPS 140-2 et à l'accord Privacy Shield, le bouclier de protection des données conclu entre les États-Unis et l'Union européenne qui remplace le Safe Harbor depuis 2016. L'offre Fuze détient aussi un certificat de conformité à la loi HIPAA pour les applications de santé qui lui a été délivré par un organisme d'évaluation tiers. Contactez-nous pour en savoir plus sur ses caractéristiques particulières.

Expérience voix, vidéo et de partage de contenu de grande qualité et homogène sur tous les équipements

Lorsque vous recherchez un logiciel de visioconférence, vérifiez qu'il vous offre une expérience voix, vidéo et de partage de contenu à la fois de grande qualité et homogène sur tous vos équipements afin de pouvoir rester connectés depuis n'importe où, que ce soit depuis un équipement mobile ou l'écran d'une salle.

Intégration aux applications que vous utilisez déjà

Vous utiliserez plus facilement des outils de collaboration s'ils s'intègrent naturellement à votre flux de travail quotidien. Choisissez une solution qui évolue avec vous et capable de se connecter à des applications que vous utilisez déjà telles que Microsoft Outlook, Google Calendar, Box, Dropbox, etc.

Coût

Optez pour un fournisseur de solutions de visioconférence qui propose une version d'évaluation gratuite pour vos équipes distribuées. Vous pourrez ainsi tester le fonctionnement de l'application, vérifier son adoption par l'équipe de la plateforme et aussi avoir des réponses à toutes vos questions. Une version d'évaluation gratuite vous permet aussi de vous habituer au logiciel avant de le déployer à travers toute l'entreprise.

Facilité d'utilisation pour les collaborateurs

Une évolution majeure est en train de se produire en termes de conception des logiciels pour l'entreprise. S'inspirant du monde de la consommation, les logiciels d'entreprise sont désormais conçus directement pour les utilisateurs finaux plutôt que pour permettre à l'équipe informatique d'exploiter les données comportementales afin d’améliorer sans cesse l'expérience logicielle. Cela peut faire une énorme différence pour faciliter l'utilisation d'un outil tel qu'une solution de visioconférence. Et comme de nombreuses entreprises ont une approche pratique de leurs équipements, il est plus important que jamais que les logiciels de visioconférence accordent la priorité à la simplicité et à la facilité d'utilisation.

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