Tout ce dont vous avez besoin pour travailler à distance pendant le COVID-19 En savoir plus

La continuité des activités est une nécessité pour nos entreprises. En matière de travail à distance, toutes les entreprises ne sont pas égales. Quelles sont les règles à suivre lors d’un événement mondial incontournable tel que nous le vivons aujourd’hui ? Veuillez trouver des bonnes pratiques que nous partage le PDG de Fuze, Brian Day, pour les personnes travaillant à distance. Nous souhaitons accompagner au mieux nos clients via notre plateforme de travail à distance, dans cette période compliquée que nous traversons tous.

 

Un moment décisif dans l’économie

 

L'émergence du coronavirus (COVID-19) a entraîné la nécessité pour les entreprises de s'adapter dans le monde d'aujourd'hui, où tout va très vite - en fin de compte, la continuité des activités est une nécessité. Dans ce guide, nous présentons les meilleures pratiques pour les équipes de direction qui mettent en œuvre pour la première fois des politiques de travail à distance, ainsi que les meilleures pratiques pour les personnes travaillant à distance.

 

Étant donné la nature de notre plateforme, le travail à distance a toujours été inscrit dans l'ADN de Fuze. Les employés ont toujours eu la possibilité de choisir leur lieu de travail grâce à notre politique de travail à distance. En ce qui concerne la récente inquiétude concernant COVID-19, le PDG de Fuze, Brian Day, est allé sur LinkedIn pour partager ses réflexions sur le sujet, ainsi que la position de Fuze sur le travail à distance pendant cette épidémie.

 

Avec le COVID-19 devenant une préoccupation croissante, notre économie est de plus en plus touchée. La bourse est en plein tumulte, les grandes conférences dans le monde entier sont annulées et les entreprises limitent les déplacements non essentiels de leurs employés. Tout cela, bien sûr, s'ajoute à la mise en place de politiques plus strictes en matière de travail à distance. Par exemple, les relations d'Apple avec ses bureaux en Chine sont si étroites qu'Apple fait généralement la navette entre la Californie et la Chine pour une cinquantaine de cadres chaque jour - ce qu'ils ne peuvent plus faire en raison de l'annulation des vols vers la Chine à cause de COVID-19.

 

En tant que chef d'entreprise, comment aborder COVID-19 afin qu'il ne cause pas de perturbations ? C'est difficile lorsque des événements majeurs tels que Google I/O, Facebook F8, GDC, Collision Toronto et Mobile World Congress sont annulés à un rythme quasi quotidien. Cependant, il existe des mesures proactives que vous pouvez prendre pour établir un plan de préparation au COVID-19. Le Harvard Business Review a publié un article très intéressant sur ce sujet. Sequoia Capital a partagé avec les fondateurs et les dirigeants des sociétés clientes des conseils sur la manière de gérer les conséquences économiques.

 

Compte tenu de la préoccupation mondiale que suscite COVID-19, si votre organisation crée pour la première fois une politique de travail à distance plus structurée, nous avons les réponses qu'il vous faut en un seul endroit. Ces directives et meilleures pratiques s'appliqueront également à toute situation (par exemple, les fermetures ou grèves des transports publics, les conditions météorologiques, les maladies, etc.) susceptible d'empêcher ou de rendre difficile le travail au bureau.

 

 

Qu’est-ce que le télétravail ?

 

Le travail à distance signifie la possibilité de travailler partout en dehors du cadre traditionnel du bureau, que ce soit en raison d'un déplacement ou de la distance à parcourir pour se rendre au bureau, ou tout simplement par choix. Les salariés qui travaillent à distance peuvent le faire à 100 % ou à temps partiel. Certaines entreprises disposent d'une équipe de collaborateurs à distance ou répartis sur plusieurs sites. D'autres font appel à un mis de salariés sur site et à distance.

 

 

Pourquoi le travail à distance est-il important ?

 

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises intègrent des emplois flexibles et du travail à distance dans leurs activités. Il n'est pas étonnant que le concept de travail à distance - ou flexible - soit en hausse.

 

Selon l’étude Fuze, « Breaking Barriers 2020 : How CIOs are Shaping the Future of Work », 83 % des collaborateurs estiment qu'ils n'ont pas besoin d'être dans un bureau pour être productifs. En outre, 60 % de la génération des applications (15-18 ans) et la moitié des Millennials estiment que leur smartphone et leur ordinateur portable sont les seuls outils essentiels pour travailler. Et les entreprises sont à l'écoute. Selon Global Workplace Analytics, 40 % de plus d'employeurs américains offrent aujourd'hui des options de travail flexibles ou à distance qu'il y a cinq ans. Des recherches de l'Institut de politique économique de Stanford ont montré que les salariés deviennent 13 % plus productifs après avoir travaillé à domicile pendant une longue période.

 

Vous pouvez en savoir plus sur l'évolution du travail à distance en cliquant ici.

 

Les préférences en matière de travail à distance créent un nouveau paradigme de travail. Les employeurs doivent offrir des options de travail flexibles pour attirer les meilleurs talents. Ils doivent reconnaître également comment et quand les salariés travaillent le mieux.

 

Cela dit, l'optimisation des performances des salariés à distance nécessite des efforts délibérés. Chez Fuze, nous sommes de fervents partisans de la pratique de ce que nous prêchons. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos collaborateurs pour créer une culture positive et efficace du travail à distance. La plate-forme Fuze a joué un rôle essentiel dans la création de communications transparentes et d'expériences de collaboration fluide et de haute qualité entre la voix, la vidéo et la messagerie, quel que soit le lieu.

 

Mais la technologie seule ne suffit pas. Pour favoriser véritablement une culture du travail à distance, les organisations doivent associer la technologie à d'autres éléments clés :

 

- Culture/ Personnes : ouverture, adaptabilité et une culture non hiérarchique qui valorise l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

  • Les bonnes recrues : des personnes autonomes qui sont susceptibles d'obtenir de bons résultats en dehors de l'environnement traditionnel du bureau.
  • L'accent est mis sur la performance et la productivité par rapport à l'assiduité comme mesure réelle de la valeur du collaborateur.

 

- Processus/ politiques : avec le cadre adéquat en place, les organisations peuvent donner des moyens d'action à leurs salariés à distance. Cela comprend :

  • S’adapter aux préférences de communication des différentes générations.
  • La mise en œuvre de politiques et de mesures de sécurité en matière de travail digital à l'échelle de l'entreprise.
  • Développer des normes pour gérer les réunions et les projets à distance et travailler avec les free-lances dans la giga-économie, par exemple en clarifiant les flux de travail et les responsabilités.

 

 

Quelles sont les meilleures pratiques pour travailler à distance ?

 

Lorsque vous n'êtes pas au bureau, vous devez suivre certains process pour vous assurer que vous faites partie de l’équipe qui continue à apporter une valeur ajoutée. De leur côté,  les entreprises doivent suivre des process pour favoriser une culture de travail à distance réussie. Actuellement, l'équipe « Customer Success » de Fuze tient des réunions matinales par vidéoconférence et notre équipe marketing communique par le biais d'un chat de groupe via notre application. Ce ne sont là que deux exemples de la façon dont les équipes à distance s'assurent que le travail est fait et restent en communication.

 

Vous trouverez ci-dessous d'autres bonnes pratiques pour les entreprises qui mettent en place une politique de travail à distance :

 

1. La communication est essentielle.

Toute politique de travail à distance doit comporter des lignes directrices spécifiques en matière de communication afin que les attentes de la direction et du personnel soient claires. Notre politique chez Fuze stipule que tous les salariés doivent être disponibles par téléphone, par e-mail ou par messagerie instantanée pendant les heures de travail (comme établi, à moins qu'un arrangement différent n'ait été approuvé à l'avance par le directeur). Votre équipe de direction doit collaborer pour déterminer la meilleure ligne de conduite à adopter pour votre entreprise.

 

2. Créez un calendrier.

Un horaire pour les heures de travail à distance doit être convenu entre le salarié et son supérieur. Si un tel horaire n'a pas été convenu, les heures de travail sont supposées être les mêmes que si le collaborateur travaillait dans le bureau.

 

Bien que certains rôles exigent des délais spécifiques pour l'accessibilité et la collaboration, ceux-ci doivent être limités aux heures standard et communiqués lors de l'offre et tout au long de l'emploi. Les responsables doivent faire preuve de la plus grande souplesse possible pour permettre aux salariés de s'occuper de leur famille et de leurs besoins personnels, tout en équilibrant les exigences de l'entreprise. Cela exige que les managers se concentrent sur les résultats des salariés plutôt que le lieu où ils travaillent.

 

3. Déterminer l'éligibilité

Selon votre secteur d'activité et la nature de votre entreprise, il peut s'agir d'une transition sans heurts vers le travail à distance. Cependant, pour certaines entreprises, il peut être nécessaire de réfléchir à l'éligibilité du travail à distance en fonction des rôles et des responsabilités essentiels à la bonne marche de l'entreprise.

 

4. Rémunération et allocation

Les différents états et pays peuvent avoir des lois et réglementations différentes en matière de travail à distance. Les employeurs doivent s'adresser à leurs services juridiques et de ressources humaines pour comprendre les coûts associés aux modalités de travail à distance.

 

Owl Labs propose des modèles de politiques de travail à distance gratuits pour ceux qui souhaitent obtenir plus d'informations.

 

Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques pour les collaborateurs qui commencent à travailler à distance :

 

1. Établir un espace de travail qui soit confortable.

Il va sans dire que même si vous disposez de l'équipement nécessaire pour une installation de travail à distance, vous avez besoin d'un endroit pour le mettre en place. Trouvez un endroit dans votre espace de vie où vous pourrez vous installer confortablement pendant quelques heures. Changez vos habitudes en vous promenant dans le quartier (si vous en avez la possibilité), en vous levant pour préparer le déjeuner ou en participant à une réunion. Même dans le plus petit appartement, vous pouvez réorganiser votre espace (ou même ajouter un bureau de fortune) pour vous mettre à l'aise pendant la semaine de travail.

 

2. Dans les réunions vidéo, gardez un contact visuel avec votre caméra et non avec votre écran.

Lorsque nous discutons par vidéo avec des personnes, il est typique que nous regardions les images sur notre écran et que nous parlions directement à l'image qui y est présentée. Toutefois, pour une approche plus personnelle pendant les réunions, parlez directement dans la caméra intégrée dans le haut de votre ordinateur portable, de votre bureau ou de la salle de conférence, de sorte qu'il semble que vous ayez un contact visuel direct avec les participants à la réunion (ou avec la personne qui parle). Cela permet vraiment d'intensifier la connexion et de montrer que vous êtes à la fois concentré et totalement immergé dans la réunion elle-même.

 

3. Restez muet lorsque vous ne parlez pas.

Par courtoisie, il est préférable de rester muet lorsque vous ne parlez pas au cours d'une réunion ou d'un appel. Surtout si vous êtes éloigné, il peut y avoir des aboiements de chiens en arrière-plan ou des rires de personnes à côté de vous dans le café. De toute façon, il y a généralement un certain retour d'information pendant les réunions par vidéoconférence, ainsi qu'un bruit de fond potentiel qui peut être perturbant. Par exemple, si vous êtes assis dans un bureau avec un plan d'étage ouvert, le bruit de fond de votre bureau peut être trop perturbateur pour l'appel. En vous mettant en sourdine, vous permettez à l'appel de se dérouler plus facilement et vous montrez du respect envers l'hôte et les autres participants à la réunion.

 

4. Pour une réunion virtuelle, établissez un ordre du jour clair.

En tant qu'organisateur de la réunion, vous devez coordonner la participation des participants dans différents lieux - même dans des fuseaux horaires différents - et vous assurer que tout se passe bien une fois la réunion commencée. Avant l'appel, établissez un ordre du jour que vous pourrez partager avec les autres participants, afin de définir les attentes. Au début de la réunion, il est toujours utile de vous présenter en tant qu'hôte de la réunion, d'identifier les participants à la réunion et leurs rôles, et de revoir l'objectif de la réunion. Cela peut aider les participants à se faire une idée visuelle de qui est impliqué dans le projet, de ce qui sera discuté, et à préparer leurs points de discussion ou leurs questions pour la réunion également. Pendant l'appel lui-même, veillez à respecter « la courtoisie » de la réunion (lorsque vous ne parlez pas, mettez-vous en sourdine) et assurez-vous que les autres participants sont engagés. En guise de suivi, partagez un résumé de ce qui a été discuté et les points d'action sur lesquels chaque membre de l'équipe doit travailler.

 

Vous êtes déjà client de Fuze et vous commencez à travailler à distance à temps plein ou à temps partiel ? Voici quelques conseils :

 

1. Surveillez l'activité de votre équipe.

Vos équipes de managers ont-elles besoin de surveiller l'activité de leurs collaborateurs ? Mettez-les en place sur les outils de reporting Fuze. Fuze View et Fuze Discover peuvent aider votre équipe de direction à obtenir des analyses plus détaillées et le reporting de la productivité des salariés tout au long de la journée de travail.

 

2. Tirez parti de la mobilité de notre centre de contact.

Si la possibilité de faire des « barges » ou de surveiller les appels des clients à des fins de formation peut pallier le manque de sessions de formation en face-à-face, utilisez le centre de contact Fuze afin que les salariés puissent répondre aux appels lorsqu'ils ne sont pas à leur bureau.

 

3. Augmentez votre productivité grâce à notre application de communications unifiées.

Vous n'avez pas besoin de chercher plus loin que Fuze pour résoudre tous vos besoins de communication. De l'appel à la réunion, de la messagerie instantanée à la fonctionnalité de collaboration, vous aurez l'impression d'être au bureau en communiquant avec vos collègues sans perdre une miette.

 

4. Testez votre réseau domestique.

La connectivité à domicile peut avoir un impact majeur sur votre expérience de travail à distance et lorsque vous utilisez Fuze. Pour vous aider à vous assurer que vous avez la bonne configuration, nous avons facilité l'exécution de Fuze via un ckeck-up technique. Les utilisateurs peuvent cliquer sur l'icône en forme de point d'interrogation dans le coin supérieur droit de l'application Desktop. De là, suivez les instructions.

 

Fuze

 

 

5. Envisager une formation et une habilitation supplémentaires.

Selon les solutions Fuze auxquels votre équipe a accès, il peut être avantageux de partager les documents de formation avec votre personnel. Consultez ces pages du centre d'aide Fuze pour trouver des ressources de formation qui pourraient vous être utiles.

Guides de formation Fuze pour le bureau et le Web

Guides de formation mobiles Fuze

Inviter des clients/ prospects... via Fuze

 

De quel matériel les salariés ont-ils besoin pour travailler à distance ?

 

Les collaborateurs à distance ont besoin d'un équipement fiable qui leur permet de bien travailler. Heureusement, il existe un certain nombre d'options permettant d'assurer des appels et des réunions de qualité sans forcer les salariés à utiliser des casques qui leur donnent l'impression d'être des contrôleurs. Pour commencer, il suffit de se dire que tous les salariés devraient disposer d'un ordinateur portable et d'un appareil mobile fiables et sûrs, que ce soit pour travailler à la maison ou pour prendre des appels et des réunions en déplacement. Vous aurez également besoin d'une connexion réseau solide pour éviter toute perturbation pendant la journée de travail - nous y reviendrons plus tard.

 

Nous avons recherché et sélectionné certains des meilleurs produits conçus pour être utilisés au travail et qui permettent à votre département informatique de vous garantir la meilleure expérience possible. Et ne vous inquiétez pas, votre musique sera toujours aussi bonne. Nous avons compilé plusieurs guides sur les meilleurs équipements à utiliser si vous êtes à distance. Consultez nos recommandations :

 

Les essentiels

 

Les essentiels

 

LapGear, bureau du Home Office : les Lap Desks sont le cadeau idéal pour un nouveau salarié à distance. Lorsqu'il travaille à domicile à temps partiel ou dans un petit appartement, les bureaux sur table sont le moyen idéal de se sentir à l'aise, tout en travaillant sans disposer d'un espace de bureau dédié ou en déplacement.

 

Lunettes

 

 

TIJN, Blue Light Blocking Glasses : travailler à distance signifie souvent sortir du traditionnel « 9h-17h ». Les lunettes de protection contre la lumière bleue sont un excellent moyen d'aider à soulager le stress oculaire lié à l'utilisation d'appareils tôt le matin ou tard le soir. Le meilleur de ces lunettes ? Vous pouvez trouver des lunettes à lumière bleue de qualité pour seulement 30 $ ou investir dans une paire plus durable pour plus de 100 $.

 

 

Aménagement de votre bureau à domicile

Aménagement de votre bureau à domicile

Samsung, moniteur UE570 UHD 28" : pour le télétravailleur à plein temps ou dans le secteurs des technologies, l'investissement dans un moniteur peut garantir un matériel de qualité professionnelle à votre domicile. Si vous cherchez à satisfaire au mieux votre télétravailleur, l'installation d'un double moniteur est une étape supplémentaire dans la modernisation d'un bureau à domicile. Du partage de contenus lors d'un appel vidéo à une vue élargie de l'écran, les moniteurs de qualité aideront les collaborateurs à distance à mieux passer leur journée de travail et à accroître leur productivité.

 

 

Les meilleurs casques

 

 

Casques 1Jabra Evolve 75 est idéal pour les personnes ayant un volume d'appels élevé dans un environnement de travail bruyant. Doté d'un microphone à perche unidirectionnel et d'un système actif de suppression du bruit, il est idéal pour échapper à l'agitation du lieu de travail. L'Evolve 75 permet de passer des appels à la musique en toute transparence et peut être utilisé sans fil ou par câble USB avec une autonomie de 30 heures de batterie et 15 heures de temps de parole.

 

 

Casque 2plantronicsPlantronics Voyager 8200 est conçu pour une personne qui est sensible au look, et design, exigeant une grande qualité de voix et un contrôle du bruit, tout en ayant un contrôle total sur son expérience musicale. Grâce aux appels sur les oreilles et aux commandes musicales, il est facile de contrôler votre expérience sans toucher votre ordinateur portable ou votre appareil mobile. Le Voyager 8200 peut être utilisé sans fil ou avec fil (prise de 3,5 mm). Sa batterie a une autonomie de 24 heures pour la musique et de 20 heures pour les communications.

 

Casque 3  Le SennheiserSennheiser MB 660 UC est parfait pour la personne qui souhaite optimiser chaque aspect de son expérience à travers les communications, la musique et le divertissement. La technologie de protection contre le bruit de Sennheiser crée une expérience unique qui vous permet de vous immerger réellement dans l'expérience de l'appel ou de la musique dans n'importe quel environnement sans distraction. Le MB 660 UC peut être utilisé sans fil ou avec fil (prise 3,5 mm) avec une autonomie de 30 heures et dispose de commandes tactiles pour les appels et la musique sur le casque.

 

 

Les meilleurs écouteurs

 

Jabra Jabra Evolve 75e est conçu pour les utilisateurs actifs, dans des environnements très fréquentés, car les trois microphones de réduction du bruit ambiant évitent de distraire le bureau ou l'espace ouvert et, dans le même temps, garantissent le maintien de la qualité audio pour les personnes en déplacement. Les écouteurs sont magnétiques pour assurer un placement cohérent des écouteurs et mettent également le casque en veille pour préserver l'autonomie de la batterie. Ils comportent un indicateur lumineux d'occupation pour les appels actifs et permettent un contrôle total de la musique et des appels depuis la barre de cou, avec des notifications par vibration pour les appels entrants. L'autonomie de la batterie est de 14 heures d'écoute, 13 heures de conversation sur une charge de 2 heures.

 

 

Plantronics Écouteurs Plantronics Le Voyager 6200 UC de Plantronics est équipé de quatre microphones omnidirectionnels pour optimiser la suppression passive et active du bruit et trianguler l'emplacement précis de la personne qui parle pour une grande qualité audio. Les commandes d'appel et de musique sur la barre de cou permettent des transitions rapides entre la musique et les appels. De plus, les alertes audio et les vibrations de la barre de cou rendent impossible d'oublier que vous êtes en sourdine ou de manquer un appel entrant. L'autonomie de 16 heures en écoute, de 9 heures en conversation et de 14 jours en veille permet de passer facilement à travers votre journée de travail sans avoir besoin de recharger la batterie.

 

Quelles sont les recommandations concernant les exigences en matière de réseau domestique ?

 

Une dernière considération lors de l'installation de votre espace de travail à distance est de s'assurer que vous disposez d'une connexion réseau à la fois solide et fiable. Nous vous suggérons d'utiliser une connexion câblée lorsque cela est possible. De cette façon, votre journée de travail ne sera pas interrompue par une connectivité internet défectueuse ou une mauvaise qualité audio, et vos réunions par vidéoconférence ne seront pas interrompues. Si vous utilisez le wifi, pensez à consulter les recommandations de PCMag ou de Lifehacker pour savoir comment augmenter votre signal.

 

Une façon de garantir une forte connectivité est d'utiliser une connexion VPN (réseau privé virtuel). Les VPN permettent aux utilisateurs distants d'accéder au réseau de leur entreprise et, par conséquent, à des fichiers et des ressources qu'ils ne pourraient pas ouvrir autrement. De plus, les VPN ajoutent une couche de sécurité supplémentaire en garantissant que les fichiers, les documents et l'IP de votre entreprise restent sécurisés.

 

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Pour plus d'informations sur le travail flexible, consultez notre bibliothèque de ressources :

 

 

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